كيفية إعداد التسجيل التلقائي للاجتماعات وتفريغها في DigitalMeet
تتيح ميزة التسجيل والنسخ الآلي إمكانية البحث والمراجعة في كل اجتماع. يشرح هذا الدليل كيفية إعدادها في DigitalMeet، بدءًا من تفعيل الميزات وصولًا إلى ضبط التخزين والأذونات وفترة الاحتفاظ.
لماذا يجب أتمتة التسجيل والنسخ؟
يُسبب التسجيل اليدوي ثغراتٍ في التسجيل: فقد ينسى المضيفون الضغط على زر التشغيل، أو تبدأ التسجيلات متأخرة، أو لا تُسجل الاجتماعات إطلاقًا. وفي القطاعات الحساسة للامتثال - كالرعاية الصحية والمالية والقانونية - تُعد هذه الثغرات غير مقبولة. يضمن التسجيل الآلي تسجيل كل اجتماع مُؤهل منذ لحظة انضمام المضيف، دون الاعتماد على الذاكرة البشرية. ويُضيف النسخ قيمةً إضافية: إذ تُصبح كل كلمة نصًا قابلاً للبحث، مما يُتيح استرجاع المعلومات، وسهولة الوصول إليها، وتوثيقها بشكلٍ مُناسب للتدقيق.
الخطوة 1: تفعيل التسجيل في لوحة تحكم المسؤول
قم بتسجيل الدخول باستخدام حساب مسؤول وانتقل إلى وحدة تحكم المسؤول > إعدادات الاجتماع > التسجيل .
- قم بتفعيل خيار "تمكين التسجيل" .
- اختر ما إذا كان التسجيل متاحًا لجميع أنواع الاجتماعات أو لأنواع محددة فقط (مثل مكالمات العملاء، واجتماعات الامتثال).
- قم بتعيين الأذونات الافتراضية: من يمكنه بدء/إيقاف التسجيل ومن يمكنه عرض التسجيلات المكتملة.
- احفظ التغييرات.
خيارات تهيئة التسجيل
| خيار | قيم | تقصير | ملحوظات |
|---|---|---|---|
| تم تفعيل التسجيل | تشغيل / إيقاف | عن | مفتاح التبديل الرئيسي للمنظمة |
| نِطَاق | جميع الاجتماعات / أنواع مختارة | جميع الاجتماعات | اقتصر على أنواع اجتماعات محددة لضمان الامتثال |
| تشغيل تلقائي | انضمام المضيف / يدوي فقط | دليل المستخدم فقط | يُنصح بالتشغيل التلقائي لسير العمل المتعلق بالامتثال |
| إذن بدء/إيقاف | مدير / مضيف / أي مشارك | يستضيف | يُوصى بأقل الامتيازات |
| عرض الإذن | المسؤول / المضيف / المشاركون / على مستوى المؤسسة | مشاركون | يتحكم في من يمكنه مشاهدة التسجيلات بعد الاجتماع |
| تنسيق التسجيل | MP4 / WebM | MP4 | صيغة MP4 لتحقيق أوسع توافق |
| أقصى مدة للتسجيل | 30 دقيقة - 8 ساعات / غير محدود | غير محدود | حدد حدودًا لإدارة تكاليف التخزين |
| إشعار الموافقة | تشغيل / إيقاف | على | يعرض مؤشر التسجيل لجميع المشاركين |
نصيحة: بالنسبة للمؤسسات الخاضعة لقوانين موافقة الطرفين، احرص دائمًا على تفعيل إشعار الموافقة. راجع قوانين التسجيل للاطلاع على الإرشادات الخاصة بكل ولاية قضائية.
الخطوة الثانية: ضبط محفزات التسجيل
تعمل خاصية التسجيل التلقائي على إزالة العنصر البشري من إجراءات الامتثال. يمكنك ضبط الإعدادات لكل نوع اجتماع أو لكل غرفة:
- انتقل إلى إعدادات الاجتماع > التسجيل > المشغلات .
- لكل نوع من أنواع الاجتماعات، حدد بدء التشغيل التلقائي عند انضمام المضيف أو بدء التشغيل اليدوي .
- يمكنك اختيارياً ضبط تأخير (على سبيل المثال، بدء التسجيل بعد 10 ثوانٍ من انضمام المضيف لتخطي فترة الإعداد).
- بالنسبة للغرف المتكررة، حدد ما إذا كانت كل جلسة ترث المشغل أم يمكنها تجاوزه.
يُنصح بشدة بالتشغيل التلقائي لأغراض الامتثال والتدقيق والتدريب. أما التشغيل اليدوي فهو الأنسب للاجتماعات غير الرسمية حيث يكون التسجيل اختيارياً.
الخطوة 3: إعداد النسخ
تقوم خاصية النسخ بتحويل الصوت المسجل إلى نص مُؤرَّخ ومُصنَّف حسب المتحدث. فعِّلها بالتزامن مع التسجيل للحصول على أقصى فائدة.
- انتقل إلى لوحة تحكم المسؤول > إعدادات الاجتماع > النسخ .
- قم بتفعيل خيار "تمكين النسخ" .
- حدد اللغة (اللغات) الافتراضية للنسخ الصوتي.
- اختر ما إذا كان سيتم حفظ النصوص مع التسجيل أم تخزينها بشكل منفصل.
- قم بضبط خاصية تحديد المتحدث (التصنيف التلقائي للمتحدث) إذا كانت متوفرة في خطتك.
إعدادات النسخ
| جلسة | قيم | تقصير | ملحوظات |
|---|---|---|---|
| تم تفعيل خاصية النسخ | تشغيل / إيقاف | عن | يتطلب تفعيل التسجيل |
| اللغة الافتراضية | الإنجليزية، الإسبانية، الفرنسية، الألمانية، العبرية، العربية، وأكثر من 20 لغة أخرى | إنجليزي | يمكن تجاوزها لكل اجتماع |
| تحديد هوية المتحدث | تشغيل / إيقاف | على | قم بتسمية كل متحدث في النص المكتوب |
| احفظ باستخدام التسجيل | مرتبط / منفصل | مرتبط | يجعل تطبيق Linked تشغيل الفيديو وعرض النصوص عملية سلسة |
| عرض في الوقت الفعلي | تشغيل / إيقاف | عن | يعرض ترجمة فورية أثناء الاجتماع |
| تلميحات للمفردات | قائمة الكلمات المخصصة | لا أحد | تحسين دقة المصطلحات الخاصة بالصناعة |
| عتبة الثقة | 0.0 – 1.0 | 0.7 | يتم وضع علامة على الكلمات التي تقل عن الحد الأدنى للمراجعة |
نصيحة: أضف المصطلحات الخاصة بالقطاع (أسماء المنتجات، المصطلحات الطبية، المصطلحات القانونية) إلى قائمة تلميحات المفردات لتحسين دقة النسخ بشكل ملحوظ. وهذا مفيد بشكل خاص في المجالات المتخصصة.
الخطوة الرابعة: التخزين والاحتفاظ
تستهلك التسجيلات والنصوص مساحة تخزين وقد تحتوي على بيانات حساسة. لذا، يُنصح بضبط موقع التخزين وسياسات الاحتفاظ بالبيانات لتحقيق التوازن بين سهولة الوصول والامتثال والتكلفة.
مقارنة مستويات التخزين
| طبقة التخزين | سرعة الوصول | يكلف | الأفضل لـ |
|---|---|---|---|
| معيار (معيار S3) | فوري | أعلى مستوى | يتم الوصول إلى التسجيلات النشطة بشكل متكرر |
| الوصول غير المتكرر (S3 IA) | فوري (رسوم الاسترجاع) | واسطة | التسجيلات التي يزيد عمرها عن 30 يومًا |
| أرشيف (S3 Glacier) | من دقائق إلى ساعات | الأقل سعرًا | الاحتفاظ بالامتثال على المدى الطويل |
| مخصص (MinIO / محلي) | يعتمد على البنية التحتية | عامل | المنظمات ذات المتطلبات ذاتية الاستضافة |
- قم بتعيين منطقة التخزين باستخدام عناصر التحكم في إقامة البيانات لضمان تخزين التسجيلات في مواقع معتمدة.
- حدد سياسات الاحتفاظ لكل نوع من أنواع الاجتماعات: الحذف التلقائي بعد 30 أو 60 أو 90 أو 365 يومًا - أو الاحتفاظ بها إلى أجل غير مسمى.
- قم بتمكين الترحيل التلقائي للطبقات لنقل التسجيلات القديمة إلى فئات تخزين أرخص.
- قم بتكوين خاصية التصدير قبل الحذف إذا كان إطار الامتثال الخاص بك يتطلب الأرشفة قبل الحذف النهائي.
الخطوة 5: المشاركة والأذونات
تحكم في من يمكنه مشاهدة التسجيلات أو تنزيلها أو مشاركتها بعد انتهاء الاجتماع. يتكامل نموذج أذونات DigitalMeet مع أدوار مؤسستك ويدعم التحكم الدقيق في الوصول.
- انتقل إلى إعدادات الاجتماع > التسجيل > المشاركة .
- حدد نطاق المشاركة الافتراضي: للمشاركين فقط، أو للفريق، أو للمؤسسة، أو بشكل مخصص.
- قم بتمكين أو تعطيل أذونات التنزيل لكل دور.
- قم بضبط روابط المشاركة مع تواريخ انتهاء صلاحية اختيارية وحماية بكلمة مرور.
- للمشاركة الخارجية، قم بتمكين روابط وصول الضيوف باستخدام رموز محدودة المدة.
للحصول على شرح مفصل حول الوصول القائم على الأدوار، راجع عناصر التحكم الإدارية: المستخدمون والأدوار والأذونات .
الخطوة 6: تحقق من إعداداتك
- أنشئ اجتماعًا تجريبيًا باستخدام نوع الاجتماع الذي يدعم التسجيل.
- انضم كمضيف وتأكد من بدء التسجيل تلقائيًا (إذا تم تكوينه).
- تحدث لمدة 30 ثانية على الأقل لإنشاء محتوى نصي.
- أنهِ الاجتماع وانتقل إلى التسجيل في لوحة التحكم الإدارية.
- تأكد من تشغيل التسجيل بشكل صحيح وأن النص المكتوب دقيق ومُصنّف حسب المتحدث.
- تأكد من ظهور التسجيل في منطقة التخزين الصحيحة.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن أن يكون التسجيل تلقائياً بالكامل؟
نعم. اضبط خاصية التشغيل التلقائي بحيث يبدأ التسجيل عند انضمام المضيف. لا يتطلب الأمر أي إجراء يدوي من أي مشارك.
هل خدمة النسخ مشمولة في جميع الخطط؟
يعتمد توفر خدمة النسخ على مستوى خطتك. تحقق من تفاصيل خطة مؤسستك في لوحة التحكم الإدارية أو تواصل مع ممثل حسابك في DigitalMeet.
أين يتم تخزين التسجيلات؟
يمكن ضبط موقع التخزين عبر إعدادات إقامة البيانات. يمكنك توجيه التسجيلات إلى مناطق AWS محددة أو إلى وحدة تخزين خاصة بك متوافقة مع S3. راجع قسم إقامة البيانات .
هل يمكنني النسخ بلغات متعددة؟
نعم. حدد اللغة الافتراضية على مستوى المؤسسة، واسمح للمضيفين بتجاوزها لكل اجتماع على حدة. يدعم الاشتراك في الباقات المتاحة النسخ متعدد اللغات في الاجتماع الواحد. للاطلاع على الترجمة، راجع قسم النسخ والترجمة الفورية .
ما مدى دقة النسخ؟
تعتمد الدقة على جودة الصوت ووضوح المتحدث واللغة. عادةً ما تتجاوز دقة النسخ الإنجليزية 95% مع الصوت الواضح. كما أن إضافة تلميحات للمفردات المتخصصة تُحسّن الدقة بشكل أكبر.
هل يمكن للمشاركين إلغاء الاشتراك في التسجيل؟
بإمكان المؤسسات تحديد ما إذا كان بإمكان المشاركين مغادرة الاجتماع المسجل أو ما إذا كان التسجيل إلزاميًا. وتظهر إشعارات الموافقة دائمًا عند تفعيل التسجيل.
كيف يمكنني البحث عن النصوص؟
تُفهرس النصوص المكتوبة لتسهيل البحث في النص الكامل عبر واجهة DigitalMeet. ابحث باستخدام الكلمات المفتاحية أو المتحدث أو النطاق الزمني للعثور على لحظات محددة في جميع الاجتماعات المسجلة.
ماذا يحدث عند الوصول إلى حدود التخزين؟
يُرسل DigitalMeet إشعارات للمسؤولين عندما يقترب استخدام مساحة التخزين من الحد الأقصى للخطة. يمكنك ضبط ترحيل الطبقات التلقائي أو التنظيف القائم على الاحتفاظ لإدارة مساحة التخزين بشكل استباقي.
للمزيد من المعلومات حول كيفية البدء، راجع قسم "البدء باستخدام DigitalMeet" .