Cómo configurar la grabación y transcripción automática de reuniones en DigitalMeet
La grabación y transcripción automatizadas permiten buscar y revisar todas las reuniones. Este tutorial le guiará en la configuración de estas funciones en DigitalMeet, desde la activación de las mismas hasta la configuración del almacenamiento, los permisos y la retención.
¿Por qué automatizar la grabación y la transcripción?
La grabación manual genera lagunas: los anfitriones olvidan pulsar el botón, las grabaciones comienzan tarde o las reuniones no se graban en absoluto. Para sectores que exigen un estricto cumplimiento normativo —sanitario, financiero y jurídico—, estas lagunas son inaceptables. La grabación automatizada garantiza que todas las reuniones pertinentes se capturen desde el momento en que el anfitrión se une, sin depender de la memoria humana. La transcripción añade un valor añadido: cada palabra se convierte en texto consultable, lo que permite recuperar información, acceder a ella y obtener documentación lista para auditorías.
Paso 1: Habilitar la grabación en la consola de administración.
Inicie sesión con una cuenta de administrador y vaya a Consola de administración > Configuración de la reunión > Grabación .
- Activa la opción Habilitar grabación .
- Elija si desea que la grabación esté disponible para todos los tipos de reuniones o solo para algunos específicos (por ejemplo, llamadas con clientes, reuniones de cumplimiento normativo).
- Configura los permisos predeterminados: quién puede iniciar/detener la grabación y quién puede ver las grabaciones finalizadas.
- Guarda los cambios.
Opciones de configuración de grabación
| Opción | Valores | Por defecto | Notas |
|---|---|---|---|
| Grabación habilitada | Encendido/Apagado | Apagado | Interruptor principal para la organización |
| Alcance | Todas las reuniones / Tipos seleccionados | Todas las reuniones | Restringir a tipos de reuniones específicos para cumplir con las normas. |
| Disparador de inicio automático | Uniones de host / Solo manual | Solo manual | Se recomienda el inicio automático para flujos de trabajo de cumplimiento normativo. |
| Permiso de inicio/parada | Administrador / Anfitrión / Cualquier participante | Anfitrión | Se recomienda el principio de mínimo privilegio. |
| Ver permiso | Administrador / Anfitrión / Participantes / Toda la organización | Participantes | Controla quién puede ver las grabaciones después de la reunión. |
| Formato de grabación | MP4 / WebM | MP4 | MP4 para una compatibilidad más amplia |
| Duración máxima de la grabación | 30 min – 8 horas / Ilimitado | Ilimitado | Establezca límites para gestionar los costos de almacenamiento. |
| Notificación de consentimiento | Encendido/Apagado | En | Muestra un indicador de grabación a todos los participantes. |
Consejo: Para las organizaciones sujetas a leyes de consentimiento de ambas partes, mantenga siempre habilitada la notificación de consentimiento. Consulte las leyes de grabación para obtener orientación específica de cada jurisdicción.
Paso 2: Configurar los disparadores de grabación
Los activadores de grabación automáticos eliminan el factor humano de los flujos de trabajo de cumplimiento normativo. Configure los activadores por tipo de reunión o por sala:
- Vaya a Configuración de la reunión > Grabación > Activadores .
- Para cada tipo de reunión, seleccione Inicio automático cuando se una el anfitrión o Inicio manual .
- Opcionalmente, configure un retardo (por ejemplo, comience a grabar 10 segundos después de que el host se conecte para omitir el período de configuración).
- Para las salas recurrentes, configure si cada sesión hereda el activador o si puede anularlo.
Se recomienda encarecidamente el inicio automático para casos de cumplimiento normativo, auditoría y capacitación. El inicio manual es más adecuado para reuniones informales donde la grabación es opcional.
Paso 3: Configurar la transcripción
La transcripción convierte el audio grabado en texto con marcas de tiempo e identificador del hablante. Actívela junto con la grabación para obtener el máximo provecho.
- Navegue a Consola de administración > Configuración de la reunión > Transcripción .
- Activar la opción Habilitar transcripción .
- Seleccione el/los idioma(s) predeterminado(s) para la transcripción.
- Elija si las transcripciones se guardan con la grabación o se almacenan por separado.
- Configure la función de identificación automática de interlocutores (etiquetado automático de interlocutores) si está disponible en su plan.
Configuración de transcripción
| Configuración | Valores | Por defecto | Notas |
|---|---|---|---|
| Transcripción habilitada | Encendido/Apagado | Apagado | Requiere que la grabación esté habilitada. |
| Idioma predeterminado | Inglés, español, francés, alemán, hebreo, árabe y más de 20 idiomas. | Inglés | Se puede anular por reunión. |
| Diarización de oradores | Encendido/Apagado | En | Etiqueta a cada orador en la transcripción |
| Guardar con grabación | Vinculados / Separados | Vinculado | Linked permite una reproducción y visualización de la transcripción sin interrupciones. |
| Visualización en tiempo real | Encendido/Apagado | Apagado | Muestra subtítulos en directo durante la reunión. |
| Consejos de vocabulario | Lista de palabras personalizadas | Ninguno | Mejora la precisión en términos específicos de la industria. |
| Umbral de confianza | 0,0 – 1,0 | 0,7 | Las palabras por debajo del umbral se marcan para su revisión. |
Consejo: Añada términos específicos del sector (nombres de productos, términos médicos, jerga legal) a la lista de sugerencias de vocabulario para mejorar significativamente la precisión de la transcripción. Esto resulta especialmente útil en campos especializados.
Paso 4: Almacenamiento y retención
Las grabaciones y transcripciones consumen espacio de almacenamiento y pueden contener datos confidenciales. Configure la ubicación de almacenamiento y las políticas de retención para lograr un equilibrio entre accesibilidad, cumplimiento normativo y costo.
Comparación de niveles de almacenamiento
| Nivel de almacenamiento | Velocidad de acceso | Costo | Lo mejor para |
|---|---|---|---|
| Estándar (Estándar S3) | Instante | Máximo | Grabaciones activas a las que se accede con frecuencia |
| Acceso poco frecuente (S3 IA) | Instantáneo (tarifa de recuperación) | Medio | Grabaciones con más de 30 días de antigüedad |
| Archivo (Glaciar S3) | De minutos a horas | Más bajo | Retención de cumplimiento a largo plazo |
| Personalizado (MinIO / en las instalaciones) | Depende de la infraestructura | Variable | Organizaciones con requisitos de alojamiento propio |
- Configure la región de almacenamiento mediante controles de residencia de datos para garantizar que las grabaciones se almacenen en ubicaciones aprobadas.
- Defina las políticas de retención por tipo de reunión: eliminación automática después de 30, 60, 90 o 365 días, o retención indefinida.
- Habilite la migración automática de niveles para trasladar las grabaciones más antiguas a clases de almacenamiento más económicas.
- Configure la opción "exportar antes de eliminar" si su marco de cumplimiento requiere el archivado antes de la eliminación definitiva.
Paso 5: Compartir y permisos
Controla quién puede ver, descargar o compartir las grabaciones una vez finalizada la reunión. El modelo de permisos de DigitalMeet se integra con los roles de tu organización y admite un control de acceso granular.
- Vaya a Configuración de la reunión > Grabación > Compartir .
- Establezca el ámbito de uso compartido predeterminado: solo participantes, equipo, organización o personalizado.
- Habilitar o deshabilitar los permisos de descarga por rol.
- Configure los enlaces para compartir con fechas de caducidad opcionales y protección mediante contraseña.
- Para compartir contenido externamente, habilite los enlaces de acceso para invitados con tokens de duración limitada.
Para obtener una explicación detallada del acceso basado en roles, consulte Controles de administración: Usuarios, roles y permisos .
Paso 6: Verifica tu configuración
- Crea una reunión de prueba con el tipo de reunión que permite la grabación.
- Únete como anfitrión y confirma que la grabación se inicie automáticamente (si está configurada).
- Habla durante al menos 30 segundos para generar la transcripción.
- Finaliza la reunión y accede a la grabación en la consola de administración.
- Verifique que la grabación se reproduzca correctamente y que la transcripción sea precisa y esté identificada con el nombre del orador.
- Compruebe que la grabación aparece en la región de almacenamiento correcta.
Preguntas frecuentes
¿Es posible realizar la grabación de forma totalmente automática?
Sí. Configure el activador de inicio automático para que la grabación comience cuando el anfitrión se conecte. No se requiere ninguna acción manual por parte de ningún participante.
¿La transcripción está incluida en todos los planes?
La disponibilidad del servicio de transcripción depende de su plan. Consulte los detalles del plan de su organización en la consola de administración o póngase en contacto con su representante de cuenta de DigitalMeet.
¿Dónde se almacenan las grabaciones?
La ubicación de almacenamiento se puede configurar mediante los ajustes de residencia de datos. Puede dirigir las grabaciones a regiones específicas de AWS o a su propio almacenamiento compatible con S3. Consulte Residencia de datos .
¿Puedo transcribir en varios idiomas?
Sí. Configure el idioma predeterminado a nivel de organización y permita que los anfitriones lo modifiquen para cada reunión. La transcripción multilingüe en una misma reunión está disponible en los planes aplicables. Para obtener información sobre traducción, consulte Transcripción y traducción en directo .
¿Qué tan precisa es la transcripción?
La precisión depende de la calidad del audio, la claridad del hablante y el idioma. La transcripción al inglés suele superar el 95 % de precisión con un audio claro. Añadir sugerencias de vocabulario para términos especializados mejora aún más la precisión.
¿Pueden los participantes optar por no ser grabados?
Las organizaciones pueden configurar si los participantes pueden abandonar una reunión grabada o si la grabación es obligatoria. Las notificaciones de consentimiento se muestran siempre que la grabación está activa.
¿Cómo puedo buscar transcripciones?
Las transcripciones están indexadas para la búsqueda de texto completo en la interfaz de DigitalMeet. Busque por palabra clave, orador o rango de fechas para encontrar momentos específicos en todas las reuniones grabadas.
¿Qué ocurre cuando se alcanzan los límites de almacenamiento?
DigitalMeet notifica a los administradores cuando el uso del almacenamiento se acerca al límite del plan. Configure la migración automática de niveles o la limpieza basada en la retención para gestionar el almacenamiento de forma proactiva.
Para obtener más información sobre cómo empezar, consulte la sección Primeros pasos con DigitalMeet .