Vidéoconférence pour les cabinets d'avocats : Guide pour une communication sécurisée avec les clients

Les cabinets d'avocats gèrent certaines des communications les plus sensibles de toutes les professions. La visioconférence dans le cadre de la pratique juridique doit garantir le secret professionnel, respecter les lois relatives au consentement à l'enregistrement dans les différentes juridictions et satisfaire aux obligations de conservation des données liées à des dossiers spécifiques. Ce guide aborde la sécurité des communications avec les clients, les obligations déontologiques et les mesures pratiques de contrôle pour la visioconférence juridique.

Le privilège avocat-client dans un environnement numérique

Le secret professionnel entre l'avocat et son client est le fondement de la représentation juridique. Selon la règle 1.6 (Confidentialité des informations) du Code de déontologie de l'American Bar Association, l'avocat doit prendre des mesures raisonnables pour empêcher la divulgation involontaire ou non autorisée d'informations relatives à la représentation de son client. Lorsque cette communication a lieu par visioconférence, la plateforme elle-même est soumise à cette obligation de vigilance.

Avis formel 477R de l'ABA (2017) : « Un avocat peut généralement transmettre par Internet des informations relatives à la représentation d'un client sans enfreindre les Règles modèles de déontologie professionnelle, à condition d'avoir déployé des efforts raisonnables pour empêcher tout accès accidentel ou non autorisé. » La notion d'« efforts raisonnables » dépend de la sensibilité des informations, du coût et de la complexité des mesures de protection supplémentaires, ainsi que du degré de compréhension de ces méthodes par les parties.

Liste de vérification pour la protection du secret professionnel entre l'avocat et son client

Consentement à l'enregistrement : juridictions unilatérales et bilatérales

Les lois relatives à l'enregistrement des conversations varient considérablement d'une juridiction à l'autre. Aux États-Unis, les États appliquent soit le consentement d'une seule partie, soit le consentement de toutes les parties (deux parties). Pour les cabinets d'avocats, les enjeux sont plus importants : enregistrer sans consentement éclairé peut entraîner la levée du secret professionnel, constituer une violation déontologique et exposer le cabinet à des poursuites civiles.

Exigences de consentement à l'enregistrement de la juridiction

Pour les appels transfrontaliers avec des clients, appliquez les exigences de consentement les plus strictes. Lorsqu'un client californien s'entretient avec un avocat new-yorkais, le consentement de toutes les parties est requis. Pour plus d'informations, consultez la section « Législation relative à l'enregistrement des réunions par pays » .

Sécurité du partage de documents et d'écran

Les professionnels du droit partagent fréquemment des contrats, des mémoires, des documents financiers et d'autres documents confidentiels lors de visioconférences. Les mesures de sécurité à prendre en compte sont les suivantes :

• Chiffrement en transit — Tout contenu partagé doit être chiffré. DigitalMeet chiffre les flux de partage d’écran avec les mêmes protections de bout en bout que l’audio et la vidéo.
• Restrictions d'accès — Limitez le partage d'écran à l'animateur ou aux présentateurs désignés. Empêchez les participants de télécharger le contenu partagé, sauf autorisation explicite.
• Tatouage numérique — Appliquez des tatouages numériques visibles aux partages d'écran de documents sensibles afin de dissuader les prises de photos ou les captures d'écran non autorisées.
• Nettoyage après la réunion — Les fichiers partagés et les messages de chat doivent être soumis aux mêmes politiques de conservation et de suppression que les enregistrements.

Résidence des données et conservation basée sur les sujets

Différentes situations peuvent nécessiter un traitement des données différent. Une opération de fusion-acquisition transfrontalière peut exiger que les données restent dans l'UE. Un litige national peut nécessiter leur conservation dans le cadre d'une procédure de suspension des données. Les politiques configurables de DigitalMeet en matière de résidence des données et de conservation par type de réunion permettent aux entreprises de :

• Stockez les enregistrements et les métadonnées dans des juridictions correspondant aux exigences de l'affaire.
• Appliquez des périodes de conservation conformes à votre calendrier de conservation des documents.
• Mettre en place des mesures de conservation légales qui prévalent sur la suppression automatique lorsque des obligations de conservation sont imposées.
• Exporter les données pour la découverte électronique ou la production de documents réglementaires avec une documentation complète de la chaîne de traçabilité

Pour en savoir plus sur l’architecture de résidence des données, consultez la section Résidence des données et conformité .

Obligations éthiques et compétences technologiques

La règle modèle 1.1 (Compétence) de l'ABA a été interprétée, par le biais du commentaire 8, comme incluant une obligation de compétence technologique. Les avocats doivent comprendre les risques associés à la technologie qu'ils utilisent pour communiquer avec leurs clients. Cette obligation s'étend aux plateformes de visioconférence et comprend :

• Comprendre l'architecture de sécurité de votre plateforme vidéo, notamment le chiffrement et la gestion des données
• Configurer les paramètres appropriés pour les communications privilégiées avant chaque session client
• Former tout le personnel (avocats, assistants juridiques et personnel de soutien) à l'utilisation sécurisée de la vidéo, aux procédures d'enregistrement du consentement et aux procédures de traitement des données.
• Nous procédons régulièrement à un examen de la sécurité de la plateforme et des accords avec les fournisseurs, et nous adaptons nos pratiques en conséquence.
• Documenter vos efforts raisonnables pour protéger les informations des clients, ce qui pourrait être requis si le privilège est contesté.

Risque de faute professionnelle et de sanction disciplinaire

Le défaut de mise en œuvre de mesures de sécurité raisonnables pour les communications vidéo avec les clients peut exposer un cabinet à des poursuites pour faute professionnelle et à des procédures disciplinaires. Plusieurs barreaux d'État ont émis des avis déontologiques confirmant que les avocats qui ne comprennent pas et ne configurent pas correctement la technologie qu'ils utilisent pour communiquer avec leurs clients peuvent manquer à leur devoir de compétence. La réalisation d'un examen annuel des fonctionnalités de sécurité de votre plateforme vidéo et la documentation de cet examen constituent un dossier solide attestant du respect de vos obligations déontologiques.

Foire aux questions

Peut-on utiliser DigitalMeet pour les communications confidentielles entre un avocat et son client ?
Oui. Le chiffrement de bout en bout, les contrôles d'accès et la journalisation d'audit de DigitalMeet répondent à la norme des « efforts raisonnables » énoncée dans l'avis formel 477R de l'ABA pour la protection des communications privilégiées sur les canaux numériques.

Comment gérer le consentement à l'enregistrement pour les appels multi-états ?
Appliquez les exigences de consentement les plus strictes en vigueur dans la juridiction de chaque participant. Dans les États exigeant le consentement de toutes les parties, obtenez et documentez le consentement de chaque participant avant de commencer l'enregistrement.

Peut-on désactiver complètement l'enregistrement pour certains types de réunions ?
Oui. DigitalMeet permet aux administrateurs de désactiver l'enregistrement pour chaque type de réunion, ce qui est recommandé pour les sessions privilégiées hautement sensibles où aucun enregistrement n'est nécessaire.

Comment DigitalMeet prend-il en charge la découverte électronique ?
Les enregistrements, les transcriptions, les métadonnées et les historiques de conversation peuvent être exportés avec un historique complet des modifications. La conservation légale empêche la suppression automatique des données préservées.

DigitalMeet est-il conforme au RGPD pour les appels clients transfrontaliers ?
Oui. DigitalMeet propose des accords de traitement des données conformes au RGPD et une configuration de la résidence des données. Pour un guide complet sur le RGPD, consultez le Guide complet de la conformité au RGPD pour la visioconférence .

Qu’en est-il des vérifications de conflits d’intérêts pour les plateformes de réunion partagées ?
L'isolation par locataire et l'accès basé sur les rôles garantissent que les différents groupes de pratique ou les dossiers clients restent séparés au sein de la plateforme.

Les ordres des avocats disposent-ils de directives spécifiques en matière de vidéoconférence ?
Plusieurs barreaux d'État ont publié des avis déontologiques sur l'informatique en nuage et la visioconférence. Consultez les avis déontologiques de votre barreau d'État en plus des recommandations de l'ABA.

Comment gérer la présence d'un avocat de la partie adverse lors d'un même appel téléphonique ?
Utilisez les salles d'attente pour contrôler l'admission, limitez le partage d'écran à l'hôte et configurez l'accès de manière à ce que l'avocat de la partie adverse ne puisse pas accéder aux enregistrements ou aux documents de la réunion après la séance.