פגישות וידאו מאובטחות עבור שירותים פיננסיים: תאימות ושיטות עבודה מומלצות
חברות שירותים פיננסיים פועלות תחת כמה מהמשטרים הרגולטוריים התובעניים ביותר בעולם. שיחות וידאו לפגישות עם לקוחות, תקשורת עם דסק מסחר ודיונים פנימיים בנושא תאימות חייבות לעמוד במנדטי הקלטה, תקופות שמירה, דרישות ביקורת וכללי אחסון נתונים של רגולטורים, כולל ה-SEC, FINRA, FCA ורשויות האיחוד האירופי, במסגרת MiFID II. מדריך זה מכסה את הנוף הרגולטורי, דרישות היישום ושיטות העבודה המומלצות לפגישות וידאו תואמות בתחום הפיננסים.
נוף רגולטורי
רגולטורים מרובים מטילים דרישות חופפות על תקשורת אלקטרונית בשירותים פיננסיים. הבנת אילו כללים חלים - וכיצד הם מתקשרים - היא הצעד הראשון לקראת אסטרטגיית וידאו תואמת.
דרישות רגולטוריות לפי רשות
| רגולטור / מסגרת | כלל מפתח | דרישת הקלטה | תקופת שמירה | דרישת ביקורת / גישה |
|---|---|---|---|---|
| ניירות ערך אמריקאיים (SEC) | כלל 17א-4 | יש לשמור רישומי תקשורת הקשורים לעסקי החברה | מינימום 3 שנים (השתיים הראשונות במקום נגיש); 6 שנים עבור רשומות מסוימות | חייב להיות נגיש וניתן להפקה בקלות לצורך בדיקה |
| פינרה (ארה"ב) | כלל 3110 (פיקוח); כלל 4511 (ספרים ורישומים) | חברות חייבות לפקח על התקשורת; לבדוק ולשמור רשומות | תואם ל-SEC 17a-4; מינימום 3-6 שנים בהתאם לסוג הרשומה | נהלי פיקוח בכתב; סקירה של מנהל ייעודי |
| MiFID II (האיחוד האירופי) | סעיף 16(7) | הקלטת שיחות טלפון ותקשורת אלקטרונית הקשורה להזמנות ועסקאות | מינימום 5 שנים; עד 7 שנים אם יבקש זאת הרשות המוסמכת | יש לספק רשומות ללקוחות לפי דרישה ולרגולטורים לפי דרישה |
| FCA (בריטניה) | COBS 11.8 (הקלטת שיחות טלפון ותקשורת אלקטרונית) | תיעוד תקשורת הקשורה לקבלה, שידור וביצוע הוראות לקוחות | מינימום 5 שנים (בעבר 6 חודשים; תואם לאחר MiFID II) | יש להיות ניתן לאחזור ולמסור אותו ל-FCA לפי דרישה |
| תוכנית הפעלה 2 | קריטריונים לשירותי אמון (AICPA) | לא חובת רישום; דורש בקרות על שלמות וזמינות הנתונים | מוגדר על ידי סביבת הבקרה של הארגון | ביקורת בלתי תלויה של בקרות; דוח שנתי מסוג II |
| תקן ISO 27001 | בקרות נספח א' (A.8, A.12, A.14) | לא חובת רישום; דורש ניהול אבטחת מידע | מוגדר על ידי מערכות ה-ISMS של הארגון | ביקורת הסמכה על ידי גוף מוסמך |
כלל 17a-4(b)(4) של ה-SEC: ברוקרים-דילרים חייבים לשמור "מסמכים מקוריים של כל התקשורת שהתקבלה ועותקים של כל התקשורת שנשלחה על ידי [החברה] בנוגע לעסקיה ככאלה". ה-SEC אישרה שזה כולל תקשורת אלקטרונית, כולל שיחות וידאו בהן מתקיימים דיונים הקשורים לעסקים.
תקופות שמירה: מדריך מהיר
| סוג רשומה | SEC / FINRA (ארה"ב) | MiFID II (האיחוד האירופי) | FCA (בריטניה) | מינימום מומלץ |
|---|---|---|---|---|
| תקשורת הזמנות של הלקוח | 3–6 שנים | 5–7 שנים | 5 שנים | 7 שנים |
| הקלטות של דסק המסחר | 3 שנים | 5–7 שנים | 5 שנים | 7 שנים |
| פגישות ציות פנימיות | 3 שנים (רישומי עסקים) | לפי מדיניות ISMS | לפי מדיניות ISMS | 5 שנים |
| תקשורת חשבון לקוח | 6 שנים | 5 שנים | 5 שנים | 6 שנים |
| שיווק ופרסום | 3 שנים (FINRA 2210) | 5 שנים | בהתאם למדיניות הציות | 5 שנים |
דרישות אחסון נתונים ומעבר גבולות
מוסדות פיננסיים הפועלים בתחומי שיפוט שונים מתמודדים עם דרישות חופפות למיקום נתונים. חברות באיחוד האירופי חייבות לשקול את מגבלות העברת הנתונים של GDPR (סעיפים 44-49). חברות אמריקאיות עשויות להתמודד עם דרישות אחסון נתונים ברמת המדינה. בקרות אחסון הנתונים של DigitalMeet לכל דייר מאפשרות לך לציין היכן מאוחסנים ומעובדים מטא-דאטה של פגישות, הקלטות ותמלילים - תוך הבטחת עמידה הן בתקנות הפיננסיות והן בחוקי הגנת המידע.
למדריך מפורט בנושא טיפול בנתונים חוצה גבולות, ראו שמירה ותאימות נתונים ותאימות לתקנות ה-GDPR עבור שיחות וידאו .
בקרת גישה וביקורת
בחינות רגולטוריות דורשות מחברות להדגים מי ניגש לאיזה מידע ומתי. פלטפורמת הווידאו שלכם חייבת לתמוך ב:
- SSO ו-MFA - שילוב עם ספק הזהויות שלך כדי לאכוף מדיניות אימות. DigitalMeet תומך ב-SAML 2.0, OAuth 2.0 ו-OpenID Connect עם Okta, Azure AD וספקי IdP ארגוניים אחרים.
- בקרות גישה מבוססות תפקידים - הגבלת יצירת פגישות, גישה להקלטות וייצוא נתונים לפי תפקיד. קציני ציות זקוקים להרשאות שונות מצוות הקבלה.
- יומני ביקורת מפני גניבת נתונים - כל אירוע הצטרפות, עזיבה, התחלה/עצירה של הקלטה, שיתוף מסך וגישה לנתונים חייבים להירשם עם זהות משתמש וחותמת זמן. יומני ביקורת של DigitalMeet ניתנים לייצוא לפלטפורמות SIEM לצורך מעקב אוטומטי.
- סקירה מפקחת - כלל 3110 של FINRA מחייב מנהלים ייעודיים לסקור תקשורת. בקרות הגישה להקלטות ויכולות הייצוא של DigitalMeet תומכות בזרימות עבודה של פיקוח.
שיטות עבודה מומלצות ליישום
1. סיווג סוגי פגישות
לא כל הפגישות מפעילות את אותן דרישות רגולטוריות. צרו תבניות פגישה נפרדות לדיונים על הזמנות של לקוחות (חובה להקליט), ביקורות תאימות פנימיות (ייתכן שהן מוקלטות) ושיחות אדמיניסטרטיביות כלליות (אופציונלי). המדיניות של DigitalMeet, המותאמת לפגישות, מאפשרת אוטומציה של ההגדרות הנכונות לכל תרחיש.
2. אוטומציה של שמירה ומחיקה
ניהול ידני של שמירה בקנה מידה גדול מועד לטעויות. יש להגדיר מדיניות שמירה אוטומטית שתתאים לדרישה הרלוונטית הארוכה ביותר. יש להשתמש בעקיפות עצירה משפטית כאשר צפויה התדיינות משפטית או בחינה רגולטורית.
3. שילוב עם מעקב אחר תאימות
ייצוא הקלטות ומטא-דאטה לפלטפורמות המעקב והגילוי האלקטרוני הקיימות שלך. DigitalMeet מספק ממשקי API ונתיבי ייצוא התואמים לפתרונות ארכיון תאימות מרכזיים.
4. הכשרת צוות קבלה וצוות תאימות
יש לוודא שסוחרים, יועצים וקציני ציות מבינים אילו פגישות יש להקליט, כיצד ליזום הקלטה וכיצד לטפל בשיחות בין-תחומי שיפוט כאשר חלים כללים שונים.
5. ערכו ביקורות תאימות שנתיות
שלבו שיחות וידאו בסקירת תוכנית התאימות השנתית שלכם. בדקו שמדיניות השמירה, יומני הביקורת ויכולות הייצוא עומדות בציפיות הרגולטוריות הנוכחיות.
DigitalMeet לשירותים פיננסיים
DigitalMeet מספקת את הבקרות הטכניות הדרושות לחברות שירותים פיננסיים: הסכמים חתומים המכסים טיפול בנתונים, הצפנה מקצה לקצה, מדיניות הקלטה ושמירה לפי פגישה, יומני ביקורת נגד פגיעה, אחסון נתונים הניתנים להגדרה, שילוב SSO/MFA וייצוא מבוסס API לצורך מעקב אחר תאימות. מוסדות פיננסיים משתמשים ב-DigitalMeet לפגישות ייעוץ ללקוחות, תקשורת עם רצפת המסחר, ביקורות תאימות ודיונים ברמת הדירקטוריון.
מבדילים עיקריים בתחום הפיננסים
בניגוד לפלטפורמות וידאו למטרות כלליות, מנוע השמירה של DigitalMeet תומך במצבי אחסון שאינם ניתנים לכתיבה חוזרת ובלתי ניתנים למחיקה, הנדרשים על פי כלל 17a-4(f) של ה-SEC במשך שנתיים הראשונות של השמירה. סיווג מפורט של פגישות מאפשר לצוותי תאימות להחיל מדיניות הקלטה ושמירה שונות על שיחות הזמנות של לקוחות, דיוני מחקר ופגישות אדמיניסטרטיביות פנימיות - ובכך להבטיח עמידה בדרישות הרגולטוריות ללא שמירת יתר של נתונים היוצרת סיכון פרטיות מיותר. שילוב עם פלטפורמות ארכיון תאימות מובילות דרך ה-API של DigitalMeet מבטיח שהקלטות וידאו ומטא-דאטה יזרמו לזרימות עבודה קיימות של סקירה מפקחת הנדרשות על פי כלל 3110 של FINRA.
שאלות נפוצות
האם DigitalMeet תומך בהקלטה לצורך תאימות לתקנות SEC/FINRA?
כן. DigitalMeet תומך בהקלטה אוטומטית ובהקלטה שיזומה על ידי המארח, עם תקופות שמירה ניתנות להגדרה בהתאם לתקנה 17a-4 של ה-SEC ולתקנות 3110 ו-4511 של FINRA.
האם נוכל להגביל היכן מאוחסנים הנתונים שלנו?
כן. בקרות אחסון נתונים לפי דייר מאפשרות לך לציין אזורי אחסון ועיבוד עבור כל נתוני הפגישות, תוך תמיכה הן ברגולציה פיננסית והן בתאימות ל-GDPR.
כמה זמן נשמרות הקלטות?
ניתן להגדיר תקופות שמירה לפי סוג פגישה. DigitalMeet תומך בשמירה מימים לשנים, עם עקיפות שמירה משפטיות המונעות מחיקה אוטומטית.
האם DigitalMeet משמש בשירותים פיננסיים?
כן. חברות שירותים פיננסיים משתמשות ב-DigitalMeet לפגישות עם לקוחות, תקשורת פנימית ודיונים רלוונטיים לתאימות.
האם קציני ציות יכולים לבדוק הקלטות?
כן. בקרות גישה מבוססות תפקידים מאפשרות לצוותי ציות ייעודיים לגשת להקלטות לצורך בדיקה פיקוחית כנדרש על פי כלל 3110 של FINRA.
האם DigitalMeet תומך בדרישות ההקלטה של MiFID II?
כן. רישום אוטומטי, שמירה למשך 5-7 שנים ואחזור לפי דרישה תומכים בהתחייבויות סעיף 16(7) לחוק MiFID II.
כיצד אנו מטפלים בשיחות חוצות גבולות עם דרישות רגולטוריות שונות?
יש ליישם את הדרישה המחמירה ביותר הרלוונטית. עבור שיחה בין יועץ אמריקאי ללקוח מהאיחוד האירופי, יש לתעד ולשמור בהתאם לתקופת השמירה הארוכה יותר של MiFID II ולציית לכללי העברת הנתונים של GDPR.
האם נוכל לייצא הקלטות למערכת הארכיון הקיימת שלנו?
כן. יכולות ה-API והיצוא של DigitalMeet תומכות באינטגרציה עם פלטפורמות ארכיון ומעקב מרכזיות לציות.