שיחות וידאו למשרדי עורכי דין: מדריך לתקשורת מאובטחת עם לקוחות

משרדי עורכי דין מטפלים בכמה מהתקשורת הרגישה ביותר בכל מקצוע. שיחות וידאו עבור עריכת דין חייבות להגן על חסיון עורך דין-לקוח, לעמוד בחוקי הסכמת הקלטה בכל תחומי שיפוט ולעמוד בהתחייבויות שמירת נתונים הקשורות לעניינים ספציפיים. מדריך זה מכסה תקשורת מאובטחת עם לקוחות, התחייבויות אתיות ובקרות מעשיות עבור שיחות וידאו משפטיות.

חסיון עורך דין-לקוח בסביבה דיגיטלית

חסיון עורך דין-לקוח הוא אבן היסוד של ייצוג משפטי. על פי כללי ההתנהגות המקצועית של לשכת עורכי הדין האמריקאית, כלל 1.6 (סודיות מידע), עורך דין חייב לעשות מאמצים סבירים כדי למנוע גילוי לא מכוון או בלתי מורשה של מידע הנוגע לייצוג לקוח. כאשר תקשורת זו מתרחשת באמצעות וידאו, הפלטפורמה עצמה הופכת לחלק מחובת הזהירות שלך.

חוות דעת רשמית 477R של ABA (2017): "עורך דין רשאי בדרך כלל להעביר מידע הנוגע לייצוג לקוח דרך האינטרנט מבלי להפר את כללי ההתנהגות המקצועית המודל, כאשר עורך הדין נקט במאמצים סבירים למנוע גישה לא מכוונת או בלתי מורשית." מה שנחשב ל"מאמצים סבירים" תלוי ברגישות המידע, בעלות ובקושי של אמצעי הגנה נוספים, ובמידת הבנת השיטות על ידי הצדדים.

רשימת בדיקה להגנה על חסיון עורך דין-לקוח

הסכמה להקלטה: תחומי שיפוט של צד אחד לעומת שני צדדים

חוקי ההקלטה משתנים באופן דרמטי בהתאם לתחום השיפוט. בארצות הברית, מדינות פועלות לפי מודלים של הסכמה של צד אחד או של כל הצדדים (שני צדדים) להקלטת שיחות. עבור משרדי עורכי דין, ההימור גבוה יותר: הקלטה ללא הסכמה מתאימה עלולה לוותר על חסיון, ליצור הפרות אתיות ולחשוף את המשרד לאחריות אזרחית.

דרישות הסכמה להקלטה בתחום השיפוט

עבור שיחות חוצות גבולות עם לקוחות, יש להחיל את דרישת ההסכמה המחמירה ביותר. כאשר לקוח מקליפורניה מדבר עם עורך דין מניו יורק, חלה הסכמה של כל הצדדים. לעיון מקיף, ראו עמידה בחוקי הקלטה לפי מדינה .

אבטחת מסמכים ושיתוף מסך

עורכי דין משתפים לעתים קרובות חוזים, תקצירים, מסמכים פיננסיים וחומרים חסויים אחרים במהלך שיחות וידאו. שיקולי אבטחה כוללים:

• הצפנה במעבר - כל התוכן המשותף חייב להיות מוצפן. DigitalMeet מצפין שידורי שיתוף מסך עם אותן הגנות E2EE כמו אודיו ווידאו.
• הגבלות גישה — הגבל את שיתוף המסך למארח או למציגים ייעודיים. מנע מהמשתתפים להוריד תוכן משותף אלא אם כן הדבר מותר במפורש.
• סימן מים - הוספת סימני מים גלויים על שיתופי מסך של מסמכים רגישים כדי למנוע צילום או צילומי מסך בלתי מורשים.
• ניקוי לאחר פגישה - קבצים משותפים והודעות צ'אט צריכים להיות כפופים לאותן מדיניות שמירה ומחיקה כמו הקלטות.

שמירה על נתונים ושימור מבוסס-עניין

עניינים שונים עשויים לדרוש טיפול שונה בנתונים. עסקת מיזוג ורכישה חוצת גבולות עשויה לדרוש שהנתונים יישארו באיחוד האירופי. עניין ליטיגציה מקומי עשוי לדרוש שמירה תחת החזקה ליטיגטיבית. מדיניות שמירת הנתונים הניתנת להגדרה ומדיניות השמירה לפי פגישה של DigitalMeet מאפשרות לחברות:

• אחסון הקלטות ומטא-דאטה בתחומי שיפוט התואמים את דרישות העניין
• החל תקופות שמירה התואמות ללוח הזמנים של שמירת הרשומות שלך
• הצבת החזקות משפטיות אשר מבטלות מחיקה אוטומטית כאשר מתעוררות חובות שימור
• ייצוא נתונים לצורך גילוי אלקטרוני או הפקה רגולטורית עם תיעוד מלא של שרשרת המשמורת

עבור ארכיטקטורת אחסון נתונים, ראה אחסון נתונים ותאימות .

חובות אתיות וכשירות טכנולוגית

כלל מודל 1.1 של ABA (כשירות) פורש באמצעות הערה 8 ככולל חובת כשירות טכנולוגית. עורכי דין חייבים להבין את הסיכונים הכרוכים בטכנולוגיה בה הם משתמשים לתקשורת עם לקוחות. חובה זו משתרעת על פלטפורמות שיחות וידאו וכוללת:

• הבנת ארכיטקטורת האבטחה של פלטפורמת הווידאו שלך, כולל הצפנה וטיפול בנתונים
• הגדרת הגדרות מתאימות לתקשורת מועדפת לפני כל הפעלת לקוח
• הדרכת כל הצוות - עורכי דין, עוזרי משפט ואנשי תמיכה - בנושא שימוש מאובטח בווידאו, תהליכי עבודה להקלטת הסכמה ונהלי טיפול בנתונים
• סקירה תקופתית של מצב האבטחה של הפלטפורמה, הסכמי הספקים ועדכון נהלי החברה בהתאם.
• תיעוד מאמציך הסבירים להגן על מידע הלקוח, דבר שעשוי להידרש במקרה של ערעור על חסיון המידע

רשלנות וסיכון משמעתי

אי יישום אמצעי אבטחה סבירים לתקשורת וידאו עם לקוחות עלול לחשוף חברה לתביעות רשלנות רפואית ולהליכים משמעתיים. מספר לשכות עורכי דין במדינות פרסמו חוות דעת אתיות המאשרות כי עורכי דין שאינם מצליחים להבין ולקבוע כראוי את הטכנולוגיה שבה הם משתמשים לתקשורת עם לקוחות עלולים להפר את חובת הסמכות שלהם. ביצוע סקירה שנתית של תכונות האבטחה של פלטפורמת הווידאו שלכם ותיעוד סקירה זו יוצרים תיעוד בר הגנה של עמידה בחובות האתיות שלכם.

שאלות נפוצות

האם נוכל להשתמש ב-DigitalMeet לתקשורת חסויה בין עורך דין ללקוח?
כן. ההצפנה מקצה לקצה, בקרות הגישה ורישום הביקורת של DigitalMeet עומדים בתקן "מאמצים סבירים" כפי שנקבע בחוות דעת 477R של ABA להגנה על תקשורת חסוי בערוצים דיגיטליים.

כיצד אנו מטפלים בהקלטת הסכמה לשיחות מרובות מדינות?
יש ליישם את דרישת ההסכמה המחמירה ביותר מבין כל תחומי השיפוט של המשתתפים. עבור מדינות בהן נדרשת הסכמה של כל הצדדים, יש לקבל ולתעד את הסכמת כל המשתתפים לפני תחילת ההקלטה.

האם נוכל להשבית לחלוטין את ההקלטה עבור סוגי פגישות מסוימים?
כן. DigitalMeet מאפשר למנהלים להשבית הקלטה על בסיס כל פגישה בנפרד, דבר המומלץ עבור פגישות בעלות הרשאות רגישות במיוחד שבהן אין צורך בהקלטה.

כיצד DigitalMeet תומך בגילוי אלקטרוני?
ניתן לייצא הקלטות, תמלילים, מטא-דאטה ויומני צ'אט עם עקבות ביקורת מלאים. החזקה משפטית מונעת מחיקה אוטומטית של נתונים שנשמרו.

האם DigitalMeet תואם את תקנות ה-GDPR עבור שיחות חוצות גבולות עם לקוחות?
כן. DigitalMeet מציעה הסכמי עיבוד נתונים התואמים ל-GDPR ואחסון נתונים הניתן להגדרה. למדריך GDPR מלא, עיינו במדריך השלם לתאימות ל-GDPR עבור שיחות וידאו .

מה לגבי בדיקות התנגשויות עבור פלטפורמות פגישות משותפות?
בידוד לפי דייר וגישה מבוססת תפקידים מבטיחים שקבוצות מרפאה שונות או ענייני לקוחות יישארו מופרדים בתוך הפלטפורמה.

האם יש ללשכות עורכי הדין הנחיות ספציפיות לשיחות וידאו?
מספר לשכות עורכי דין במדינה פרסמו חוות דעת אתיות בנושא מחשוב ענן ושיחות וידאו. בדקו את חוות הדעת האתית של לשכת עורכי הדין במדינתכם בנוסף להנחיות ה-ABA.

כיצד עלינו להתייחס לעורך דין יריב באותה שיחה?
השתמשו בחדרי המתנה כדי לשלוט בכניסה, להגביל את שיתוף המסך למארח ולהגדיר גישה כך שעורך הדין שכנגד לא יוכל לגשת להקלטות או לחפצים מהפגישה לאחר הפגישה.