Como configurar a gravação e transcrição automática de reuniões no DigitalMeet

A gravação e transcrição automatizadas tornam todas as reuniões pesquisáveis e revisáveis. Este tutorial orienta você na configuração desses recursos no DigitalMeet — desde a ativação até a configuração de armazenamento, permissões e retenção.

Por que automatizar a gravação e a transcrição?

A gravação manual cria lacunas: os anfitriões esquecem de apertar o botão, as gravações começam com atraso ou as reuniões simplesmente não são gravadas. Para setores sensíveis à conformidade — saúde, finanças, direito — essas lacunas são inaceitáveis. A gravação automatizada garante que todas as reuniões qualificadas sejam registradas desde o momento em que o anfitrião entra, sem depender da memória humana. A transcrição agrega um segundo valor: cada palavra se torna um texto pesquisável, permitindo a recuperação do conhecimento, a acessibilidade e a documentação pronta para auditoria.

Passo 1: Habilite a gravação no painel de administração.

Inicie sessão com uma conta de administrador e navegue até Console de administração > Configurações de reunião > Gravação .

1. Ative a opção "Habilitar gravação" .
2. Escolha se a gravação estará disponível para todos os tipos de reunião ou apenas para tipos específicos (por exemplo, chamadas com clientes, reuniões de conformidade).
3. Defina as permissões padrão: quem pode iniciar/parar a gravação e quem pode visualizar as gravações concluídas.
4. Salve suas alterações.

Opções de configuração de gravação

Dica: Para organizações sujeitas a leis de consentimento entre duas partes, mantenha sempre a notificação de consentimento ativada. Consulte as Leis de Gravação para obter orientações específicas da sua jurisdição.

Passo 2: Configurar os gatilhos de gravação

Os gatilhos de gravação automática eliminam o fator humano dos fluxos de trabalho de conformidade. Configure os gatilhos por tipo de reunião ou por sala:

1. Acesse Configurações da reunião > Gravação > Acionadores .
2. Para cada tipo de reunião, selecione Iniciar automaticamente quando o anfitrião entrar ou Iniciar manualmente .
3. Opcionalmente, configure um atraso (por exemplo, inicie a gravação 10 segundos após o host se conectar para ignorar o período de configuração).
4. Para salas recorrentes, defina se cada sessão herda o gatilho ou se pode substituí-lo.

Recomenda-se fortemente o início automático para casos de uso relacionados à conformidade, auditoria e treinamento. O início manual é mais adequado para reuniões informais em que a gravação é opcional.

Etapa 3: Configurar a transcrição

A transcrição converte o áudio gravado em texto com marcação de tempo e identificação do locutor. Ative-a juntamente com a gravação para obter o máximo proveito.

1. Acesse o Console de Administração > Configurações de Reunião > Transcrição .
2. Ative a opção "Habilitar transcrição" .
3. Selecione o(s) idioma(s) padrão para transcrição.
4. Escolha se as transcrições serão salvas com a gravação ou armazenadas separadamente.
5. Configure a diarização de falantes (etiquetagem automática de falantes), se disponível no seu plano.

Configurações de transcrição

Dica: Adicione termos específicos do setor (nomes de produtos, termos médicos, jargões jurídicos) à lista de dicas de vocabulário para melhorar significativamente a precisão da transcrição. Isso é especialmente valioso para áreas especializadas.

Etapa 4: Armazenamento e retenção

Gravações e transcrições ocupam espaço de armazenamento e podem conter dados confidenciais. Configure o local de armazenamento e as políticas de retenção para equilibrar acessibilidade, conformidade e custo.

Comparação de níveis de armazenamento

1. Defina a região de armazenamento usando os controles de residência de dados para garantir que as gravações sejam armazenadas em locais aprovados.
2. Defina políticas de retenção por tipo de reunião: exclusão automática após 30, 60, 90 ou 365 dias — ou retenção indefinida.
3. Ative a migração automática de níveis para mover gravações mais antigas para classes de armazenamento mais baratas.
4. Configure a opção de exportação antes da exclusão se a sua estrutura de conformidade exigir o arquivamento antes da eliminação definitiva dos dados.

Etapa 5: Compartilhamento e Permissões

Controle quem pode visualizar, baixar ou compartilhar gravações após o término de uma reunião. O modelo de permissões do DigitalMeet se integra às funções da sua organização e oferece controle de acesso granular.

1. Acesse Configurações da reunião > Gravação > Compartilhamento .
2. Defina o escopo de compartilhamento padrão: somente participantes, equipe, organização ou personalizado.
3. Ativar ou desativar permissões de download por função.
4. Configure links de compartilhamento com datas de expiração opcionais e proteção por senha.
5. Para compartilhamento externo, habilite links de acesso para convidados com tokens de tempo limitado.

Para obter uma explicação detalhada sobre o acesso baseado em funções, consulte Controles de administrador: usuários, funções e permissões .

Etapa 6: Verifique sua configuração

1. Crie uma reunião de teste com o tipo de reunião que permite gravação.
2. Entre como anfitrião e confirme que a gravação inicia automaticamente (se configurada).
3. Fale por pelo menos 30 segundos para gerar a transcrição.
4. Encerre a reunião e acesse a gravação no painel de administração.
5. Verifique se a gravação é reproduzida corretamente e se a transcrição está correta e identificada com o nome do locutor.
6. Verifique se a gravação aparece na região de armazenamento correta.

Perguntas frequentes

A gravação pode ser totalmente automática?

Sim. Configure o gatilho de início automático para que a gravação comece quando o anfitrião entrar. Nenhuma ação manual é necessária por parte de qualquer participante.

A transcrição está incluída em todos os planos?

A disponibilidade de transcrição depende do seu plano. Consulte os detalhes do plano da sua organização no painel de administração ou entre em contato com o representante da sua conta DigitalMeet.

Onde as gravações são armazenadas?

O local de armazenamento pode ser configurado por meio das configurações de residência de dados. Você pode direcionar as gravações para regiões específicas da AWS ou para seu próprio armazenamento compatível com S3. Consulte Residência de Dados .

Posso fazer transcrições em vários idiomas?

Sim. Defina o idioma padrão no nível da organização e permita que os anfitriões o alterem para cada reunião. A transcrição multilíngue em uma única reunião é compatível com os planos aplicáveis. Para obter informações sobre tradução, consulte Transcrição e Tradução ao Vivo .

Qual o grau de precisão da transcrição?

A precisão depende da qualidade do áudio, da clareza da fala e do idioma. A transcrição em inglês normalmente ultrapassa 95% de precisão de palavras com áudio nítido. Adicionar dicas de vocabulário para termos especializados melhora ainda mais a precisão.

Os participantes podem optar por não serem gravados?

As organizações podem configurar se os participantes podem sair de uma reunião gravada ou se a gravação é obrigatória. As notificações de consentimento são sempre exibidas quando a gravação está ativa.

Como faço para pesquisar transcrições?

As transcrições são indexadas para pesquisa de texto completo na interface do DigitalMeet. Pesquise por palavra-chave, palestrante ou intervalo de datas para encontrar momentos específicos em todas as reuniões gravadas.

O que acontece quando os limites de armazenamento são atingidos?

O DigitalMeet notifica os administradores quando o uso de armazenamento se aproxima do limite do plano. Configure a migração automática de níveis ou a limpeza baseada em retenção para gerenciar o armazenamento de forma proativa.

Para obter mais informações sobre como começar, consulte Primeiros passos com o DigitalMeet .