Comment configurer l'enregistrement et la transcription automatiques des réunions dans DigitalMeet
L'enregistrement et la transcription automatiques permettent de rechercher et de réviser chaque réunion. Ce tutoriel vous guide pas à pas dans leur configuration dans DigitalMeet : activation des fonctionnalités, configuration du stockage, des autorisations et de la durée de conservation.
Pourquoi automatiser l'enregistrement et la transcription ?
L'enregistrement manuel engendre des lacunes : oublis d'appuyer sur le bouton, démarrages en retard, voire absence totale d'enregistrement. Pour les secteurs soumis à des exigences de conformité strictes (santé, finance, juridique), ces lacunes sont inacceptables. L'enregistrement automatisé garantit l'enregistrement de chaque réunion concernée dès l'arrivée de l'organisateur, sans dépendre de la mémoire humaine. La transcription apporte une valeur ajoutée : chaque mot devient un texte consultable, facilitant la recherche d'informations, l'accessibilité et la production d'une documentation conforme aux normes d'audit.
Étape 1 : Activer l’enregistrement dans la console d’administration
Connectez-vous avec un compte administrateur et accédez à Console d'administration > Paramètres de réunion > Enregistrement .
- Activez l'option « Activer l'enregistrement » .
- Choisissez si l'enregistrement est disponible pour tous les types de réunions ou seulement pour certains d'entre eux (par exemple, les appels clients, les réunions de conformité).
- Définir les autorisations par défaut : qui peut démarrer/arrêter l’enregistrement et qui peut visionner les enregistrements terminés.
- Enregistrez vos modifications.
Options de configuration d'enregistrement
| Option | Valeurs | Défaut | Notes |
|---|---|---|---|
| Enregistrement activé | Marche/Arrêt | Désactivé | Bascule principale pour l'organisation |
| Portée | Toutes les réunions / Types sélectionnés | Toutes les réunions | Limiter les réunions à certains types spécifiques pour des raisons de conformité |
| Déclencheur de démarrage automatique | Connexions d'hôtes / Manuel uniquement | Manuel uniquement | Démarrage automatique recommandé pour les flux de travail de conformité |
| Autorisation de démarrage/arrêt | Administrateur / Hôte / Tout participant | Hôte | Le principe du moindre privilège est recommandé. |
| Afficher l'autorisation | Administrateur / Hôte / Participants / À l'échelle de l'organisation | Participants | Contrôle qui peut visionner les enregistrements après la réunion |
| Format d'enregistrement | MP4 / WebM | MP4 | MP4 pour une compatibilité maximale |
| Durée d'enregistrement maximale | 30 min – 8 heures / Illimité | Illimité | Fixez des limites pour maîtriser les coûts de stockage |
| notification de consentement | Marche/Arrêt | Sur | Affiche un indicateur d'enregistrement à tous les participants |
Conseil : Les organisations soumises à la législation sur le consentement des deux parties doivent toujours veiller à ce que la notification de consentement soit activée. Consultez la section « Législation sur l’enregistrement » pour obtenir des directives spécifiques à votre juridiction.
Étape 2 : Définir les déclencheurs d’enregistrement
Les déclencheurs d'enregistrement automatique éliminent le facteur humain des processus de conformité. Configurez les déclencheurs par type de réunion ou par salle :
- Accédez à Paramètres de réunion > Enregistrement > Déclencheurs .
- Pour chaque type de réunion, sélectionnez Démarrage automatique à l'arrivée de l'hôte ou Démarrage manuel .
- Vous pouvez éventuellement configurer un délai (par exemple, démarrer l'enregistrement 10 secondes après l'arrivée de l'hôte pour éviter la période de configuration).
- Pour les salles récurrentes, définissez si chaque session hérite du déclencheur ou peut le remplacer.
Le démarrage automatique est fortement recommandé pour les cas d'utilisation liés à la conformité, aux audits et à la formation. Le démarrage manuel est préférable pour les réunions informelles où l'enregistrement est facultatif.
Étape 3 : Configurer la transcription
La transcription convertit l'audio enregistré en texte horodaté et identifié par le locuteur. Pour un résultat optimal, activez-la en même temps que l'enregistrement.
- Accédez à Console d'administration > Paramètres de réunion > Transcription .
- Activez l'option « Activer la transcription » .
- Sélectionnez la ou les langues par défaut pour la transcription.
- Choisissez si les transcriptions doivent être enregistrées avec l'enregistrement ou stockées séparément.
- Configurez la diarisation des intervenants (étiquetage automatique des intervenants) si cette option est disponible dans votre forfait.
Paramètres de transcription
| Paramètre | Valeurs | Défaut | Notes |
|---|---|---|---|
| Transcription activée | Marche/Arrêt | Désactivé | L'enregistrement doit être activé. |
| Langue par défaut | Anglais, espagnol, français, allemand, hébreu, arabe et plus de 20 autres langues | Anglais | Peut être modifié pour chaque réunion |
| Diarisation du locuteur | Marche/Arrêt | Sur | Indique chaque intervenant dans la transcription |
| Sauvegarder avec enregistrement | Lié / Séparé | Lié | Linked rend la lecture et la consultation des transcriptions parfaitement fluides. |
| Affichage en temps réel | Marche/Arrêt | Désactivé | Affiche des sous-titres en direct pendant la réunion |
| Conseils de vocabulaire | Liste de mots personnalisée | Aucun | Améliore la précision pour les termes spécifiques à l'industrie |
| Seuil de confiance | 0,0 – 1,0 | 0,7 | Les mots en dessous du seuil sont signalés pour révision. |
Conseil : Ajoutez les termes spécifiques au secteur (noms de produits, termes médicaux, jargon juridique) à la liste des suggestions de vocabulaire pour améliorer considérablement la précision de la transcription. Ceci est particulièrement utile dans les domaines spécialisés.
Étape 4 : Stockage et conservation
Les enregistrements et les transcriptions consomment de l'espace de stockage et peuvent contenir des données sensibles. Configurez l'emplacement de stockage et les politiques de conservation afin d'équilibrer accessibilité, conformité et coût.
Comparaison des niveaux de stockage
| Niveau de stockage | Vitesse d'accès | Coût | Idéal pour |
|---|---|---|---|
| Norme (Norme S3) | Instantané | Le plus haut | Enregistrements actifs fréquemment consultés |
| Accès peu fréquent (S3 IA) | Instantané (frais de récupération) | Moyen | Enregistrements datant de plus de 30 jours |
| Archives (S3 Glacier) | Quelques minutes à quelques heures | Le plus bas | Maintien de la conformité à long terme |
| Personnalisé (MinIO / sur site) | Cela dépend de l'infrastructure | Variable | Les organisations ayant des exigences d'auto-hébergement |
- Définissez la région de stockage à l'aide des contrôles de résidence des données afin de garantir que les enregistrements sont stockés dans des emplacements approuvés.
- Définissez des politiques de conservation par type de réunion : suppression automatique après 30, 60, 90 ou 365 jours, ou conservation indéfinie.
- Activez la migration automatique des niveaux de stockage pour déplacer les enregistrements les plus anciens vers des classes de stockage moins coûteuses.
- Configurez l'exportation avant suppression si votre cadre de conformité exige un archivage avant la purge.
Étape 5 : Partage et autorisations
Contrôlez qui peut consulter, télécharger ou partager les enregistrements après la fin d'une réunion. Le modèle d'autorisation de DigitalMeet s'intègre aux rôles de votre organisation et permet un contrôle d'accès précis.
- Accédez à Paramètres de réunion > Enregistrement > Partage .
- Définissez le périmètre de partage par défaut : participants uniquement, équipe, organisation ou personnalisé.
- Activer ou désactiver les autorisations de téléchargement par rôle.
- Configurez les liens de partage avec des dates d'expiration optionnelles et une protection par mot de passe.
- Pour le partage externe, activez les liens d'accès invité avec des jetons à durée de validité limitée.
Pour une présentation détaillée de l'accès basé sur les rôles, consultez la section Contrôles d'administration : utilisateurs, rôles et autorisations .
Étape 6 : Vérifiez votre configuration
- Créez une réunion test avec le type de réunion autorisant l'enregistrement.
- Connectez-vous en tant qu'hôte et vérifiez que l'enregistrement démarre automatiquement (si configuré).
- Parlez pendant au moins 30 secondes pour générer le contenu de la transcription.
- Mettez fin à la réunion et accédez à l'enregistrement dans la console d'administration.
- Vérifiez que l'enregistrement se lit correctement et que la transcription est exacte et indique bien les intervenants.
- Vérifiez que l'enregistrement apparaît dans la zone de stockage appropriée.
Foire aux questions
L'enregistrement peut-il être entièrement automatique ?
Oui. Configurez le déclenchement automatique pour que l'enregistrement commence dès que l'hôte se connecte. Aucune action manuelle n'est requise de la part des participants.
La transcription est-elle incluse dans tous les forfaits ?
La disponibilité de la transcription dépend de votre abonnement. Consultez les détails de l'abonnement de votre organisation dans la console d'administration ou contactez votre représentant DigitalMeet.
Où sont stockés les enregistrements ?
L’emplacement de stockage est configurable via les paramètres de résidence des données. Vous pouvez acheminer les enregistrements vers des régions AWS spécifiques ou vers votre propre espace de stockage compatible S3. Voir Résidence des données .
Puis-je transcrire dans plusieurs langues ?
Oui. Définissez la langue par défaut au niveau de l'organisation et autorisez les organisateurs à la modifier pour chaque réunion. La transcription multilingue au sein d'une même réunion est prise en charge par les abonnements compatibles. Pour la traduction, consultez la section Transcription et traduction en direct .
Quel est le degré de précision de la transcription ?
La précision dépend de la qualité audio, de la clarté de l'élocution et de la langue. En anglais, la transcription atteint généralement une précision de plus de 95 % avec un enregistrement audio clair. L'ajout d'indications lexicales pour les termes spécialisés améliore encore cette précision.
Les participants peuvent-ils refuser l'enregistrement ?
Les organisations peuvent configurer si les participants peuvent quitter une réunion enregistrée ou si l'enregistrement est obligatoire. Les notifications de consentement sont toujours affichées lorsque l'enregistrement est actif.
Comment puis-je rechercher des transcriptions ?
Les transcriptions sont indexées pour une recherche en texte intégral dans l'interface DigitalMeet. Recherchez par mot-clé, intervenant ou plage de dates pour retrouver des moments précis dans toutes les réunions enregistrées.
Que se passe-t-il lorsque les limites de stockage sont atteintes ?
DigitalMeet avertit les administrateurs lorsque l'utilisation du stockage approche la limite du forfait. Configurez la migration automatique des niveaux ou le nettoyage basé sur la rétention pour gérer le stockage de manière proactive.
Pour en savoir plus sur la prise en main, consultez la section « Premiers pas avec DigitalMeet » .