כיצד להגדיר הקלטה ותמלול אוטומטיים של פגישות ב-DigitalMeet
הקלטה ותמלול אוטומטיים הופכים כל פגישה לניתנת לחיפוש ולסקירה. מדריך זה ידריך אתכם בתהליך הגדרתם ב-DigitalMeet - החל מהפעלת התכונות ועד להגדרת אחסון, הרשאות ושמירה.
למה להפוך הקלטה ותמלול לאוטומטיים
הקלטה ידנית יוצרת פערים: המארחים שוכחים ללחוץ על הכפתור, ההקלטות מתחילות באיחור, או שפגישות אינן מוקלטות כלל. עבור תעשיות רגישות לתאימות - בריאות, פיננסים, משפטים - פערים אלה אינם מקובלים. הקלטה אוטומטית מבטיחה שכל פגישה מתאימה תיקלט מרגע הצטרפותו של המארח, מבלי להסתמך על זיכרון אנושי. תמלול מוסיף שכבה שנייה של ערך: כל מילה הופכת לטקסט הניתן לחיפוש, מה שמאפשר אחזור ידע, נגישות ותיעוד מוכן לביקורת.
שלב 1: הפעלת הקלטה במסוף הניהול
היכנס באמצעות חשבון מנהל מערכת ונווט אל מסוף ניהול > הגדרות פגישה > הקלטה .
- הפעל את האפשרות 'הפעל הקלטה' .
- בחר אם ההקלטה זמינה עבור כל סוגי הפגישות או רק עבור סוגי פגישות ספציפיים (למשל, שיחות לקוחות, פגישות תאימות).
- הגדר הרשאות ברירת מחדל: מי יכול להתחיל/להפסיק להקליט ומי יכול לצפות בהקלטות שהושלמו.
- שמור את השינויים שלך.
אפשרויות תצורת הקלטה
| אוֹפְּצִיָה | ערכים | בְּרִירַת מֶחדָל | הערות |
|---|---|---|---|
| הקלטה מופעלת | דולק / כבוי | כבוי | כפתור ראשי עבור הארגון |
| תְחוּם | כל הפגישות / סוגים נבחרים | כל הפגישות | הגבל לסוגי פגישות ספציפיים לצורך תאימות |
| טריגר הפעלה אוטומטית | הצטרפות מארח / ידנית בלבד | ידני בלבד | מומלץ להתחיל אוטומטית עבור זרימות עבודה של תאימות |
| הרשאת התחלה/עצירה | מנהל / מארח / כל משתתף | מְאָרֵחַ | מומלץ עם הרשאות נמוכות ביותר |
| הרשאת צפייה | מנהל / מארח / משתתפים / כלל הארגון | משתתפים | קובע מי יכול לצפות בהקלטות לאחר הפגישה |
| פורמט הקלטה | MP4 / WebM | MP4 | MP4 לתאימות הרחבה ביותר |
| משך הקלטה מקסימלי | 30 דקות – 8 שעות / ללא הגבלה | בִּלתִי מוּגבָּל | קבע מגבלות לניהול עלויות אחסון |
| הודעת הסכמה | דולק / כבוי | עַל | מציג מחוון הקלטה לכל המשתתפים |
טיפ: עבור ארגונים הכפופים לחוקי הסכמה דו-צדדית, יש להשאיר תמיד את הודעת ההסכמה מופעלת. ראו חוקי הקלטה לקבלת הנחיות ספציפיות לתחום שיפוט.
שלב 2: הגדרת טריגרים להקלטה
טריגרים אוטומטיים להקלטה מסירים את הגורם האנושי מתהליכי עבודה של תאימות. הגדר טריגרים לפי סוג פגישה או לפי חדר:
- נווט אל הגדרות פגישה > הקלטה > טריגרים .
- עבור כל סוג פגישה, בחר הפעלה אוטומטית כאשר המארח מצטרף או הפעלה ידנית .
- באופן אופציונלי, ניתן להגדיר השהיה (למשל, להתחיל להקליט 10 שניות לאחר שהמארח מצטרף כדי לדלג על תקופת ההתקנה).
- עבור חדרים חוזרים, הגדר אם כל סשן יורש את הטריגר או יכול לעקוף אותו.
הפעלה אוטומטית מומלצת מאוד עבור מקרי שימוש בתאימות, ביקורת והדרכה. הפעלה ידנית עדיפה עבור פגישות לא פורמליות שבהן ההקלטה היא אופציונלית.
שלב 3: הגדרת תמלול
תמלול ממיר אודיו מוקלט לטקסט עם חותמת זמן ודובר. הפעל אותו במקביל להקלטה לקבלת תועלת מקסימלית.
- נווט אל מסוף ניהול > הגדרות פגישה > תמלול .
- הפעל את האפשרות הפעל תמלול .
- בחר את שפה/ות ברירת המחדל לתמלול.
- בחר אם תמלילים יישמרו עם ההקלטה או יאוחסנו בנפרד.
- הגדר יומן רמקולים (תיוג אוטומטי של רמקולים) אם זמין בתוכנית שלך.
הגדרות תמלול
| סְבִיבָה | ערכים | בְּרִירַת מֶחדָל | הערות |
|---|---|---|---|
| תמלול מופעל | דולק / כבוי | כבוי | דורש הפעלת הקלטה |
| שפת ברירת מחדל | אנגלית, ספרדית, צרפתית, גרמנית, עברית, ערבית, +20 נוספים | אַנגְלִית | ניתן לעקוף לפי פגישה |
| יומן דובר | דולק / כבוי | עַל | מתייג כל דובר בתמליל |
| שמירה עם הקלטה | מקושר / נפרד | צָמוּד | קישור הופך את ההפעלה + צפייה בתמלול לחלקה |
| תצוגה בזמן אמת | דולק / כבוי | כבוי | מציג כתוביות בזמן אמת במהלך הפגישה |
| רמזים לאוצר מילים | רשימת מילים מותאמת אישית | אַף לֹא אֶחָד | משפר את הדיוק עבור מונחים ספציפיים לתעשייה |
| סף ביטחון | 0.0 – 1.0 | 0.7 | מילים מתחת לסף מסומנות לבדיקה |
טיפ: הוסיפו מונחים ספציפיים לתעשייה (שמות מוצרים, מונחים רפואיים, ז'רגון משפטי) לרשימת רמזי אוצר המילים כדי לשפר משמעותית את דיוק התמלול. זה חשוב במיוחד עבור תחומים מיוחדים.
שלב 4: אחסון ושמירה
הקלטות ותמלילים צורכים נפח אחסון ועשויים להכיל נתונים רגישים. יש להגדיר מדיניות מיקום ושמירה של אחסון כדי לאזן בין נגישות, תאימות ועלויות.
השוואה בין רמות אחסון
| שכבת אחסון | מהירות גישה | עֲלוּת | הטוב ביותר עבור |
|---|---|---|---|
| סטנדרטי (סטנדרט S3) | רֶגַע | הֲכִי גָבוֹהַ | הקלטות פעילות הנגישות לעתים קרובות |
| גישה לא שכיחה (S3 IA) | מיידי (דמי אחזור) | בֵּינוֹנִי | הקלטות בנות יותר מ-30 יום |
| ארכיון (S3 קרחון) | דקות עד שעות | הנמוך ביותר | שמירה על תאימות לטווח ארוך |
| מותאם אישית (MinIO / מקומי) | תלוי בתשתיות | מִשְׁתַנֶה | ארגונים עם דרישות אירוח עצמי |
- הגדר את אזור האחסון באמצעות בקרות אחסון נתונים כדי להבטיח שהקלטות מאוחסנות במיקומים שאושרו.
- הגדירו מדיניות שמירה לפי סוג פגישה: מחיקה אוטומטית לאחר 30, 60, 90 או 365 ימים - או שמירה ללא הגבלת זמן.
- הפעל הגירה אוטומטית של שכבות כדי להעביר הקלטות ישנות יותר לקטגוריות אחסון זולות יותר.
- הגדר את האפשרות export-before-delete אם מסגרת התאימות שלך דורשת אחסון בארכיון לפני מחיקה.
שלב 5: שיתוף והרשאות
שלוט במי יכול לצפות, להוריד או לשתף הקלטות לאחר סיום פגישה. מודל ההרשאות של DigitalMeet משתלב עם תפקידי הארגון שלך ותומך בבקרת גישה מפורטת.
- נווט אל הגדרות פגישה > הקלטה > שיתוף .
- הגדר את טווח השיתוף המוגדר כברירת מחדל: משתתפים בלבד, צוות, ארגון או מותאם אישית.
- הפעלה או השבתה של הרשאות הורדה לכל תפקיד.
- הגדר קישורי שיתוף עם תאריכי תפוגה אופציונליים והגנה באמצעות סיסמה.
- עבור שיתוף חיצוני, הפעל קישורי גישת אורחים עם אסימונים מוגבלים בזמן.
לקבלת מדריך מפורט לגבי גישה מבוססת תפקידים, ראה בקרות מנהל: משתמשים, תפקידים והרשאות .
שלב 6: אימות ההגדרות
- צור פגישת ניסיון עם סוג פגישה המותאם להקלטה.
- הצטרף כמארח וודא שההקלטה מתחילה אוטומטית (אם הוגדרה).
- דברו במשך 30 שניות לפחות כדי ליצור תוכן תמלול.
- סיים את הפגישה ונווט להקלטה במסוף הניהול.
- ודא שההקלטה מתנגנת כראוי ושהתמליל מדויק ומסומן על ידי הדובר.
- ודא שההקלטה מופיעה באזור האחסון הנכון.
שאלות נפוצות
האם הקלטה יכולה להיות אוטומטית לחלוטין?
כן. הגדר את טריגר ההפעלה האוטומטית כך שההקלטה תתחיל כאשר המארח מצטרף. לא נדרשת פעולה ידנית מצד אף משתתף.
האם תמלול כלול בכל התוכניות?
זמינות התמלול תלויה ברמת התוכנית שלך. בדוק את פרטי התוכנית של הארגון שלך במסוף הניהול או צור קשר עם נציג חשבון DigitalMeet שלך.
היכן נשמרות ההקלטות?
ניתן להגדיר את מיקום האחסון דרך הגדרות אחסון הנתונים. ניתן לנתב הקלטות לאזורים ספציפיים של AWS או לאחסון תואם S3 משלך. ראה אחסון נתונים .
האם ניתן לתמלל במספר שפות?
כן. הגדר את שפת ברירת המחדל ברמת הארגון ואפשר למארחים לעקוף את השפה עבור כל פגישה. תמלול רב-לשוני בפגישה אחת נתמך בתוכניות הרלוונטיות. לתרגום, ראה תמלול ותרגום בזמן אמת .
עד כמה מדויק התמלול?
הדיוק תלוי באיכות השמע, בבהירות הדובר ובשפה. תמלול באנגלית בדרך כלל עולה על 95% דיוק מילים עם שמע ברור. הוספת רמזים לאוצר מילים עבור מונחים מיוחדים משפרת את הדיוק עוד יותר.
האם משתתפים יכולים לבחור שלא להשתתף בהקלטה?
ארגונים יכולים להגדיר האם משתתפים יכולים לעזוב פגישה מוקלטת או האם ההקלטה היא חובה. הודעות הסכמה מוצגות תמיד כאשר ההקלטה פעילה.
איך אני מחפש תמלולים?
תמלולים מאונדקסים לחיפוש טקסט מלא בממשק DigitalMeet. חפשו לפי מילת מפתח, דובר או טווח תאריכים כדי למצוא רגעים ספציפיים בכל הפגישות המוקלטות.
מה קורה כאשר מגיעים למגבלות האחסון?
DigitalMeet מודיע למנהלים כאשר ניצול האחסון מתקרב למגבלת התוכנית. ניתן להגדיר הגירת שכבות אוטומטית או ניקוי מבוסס שמירה כדי לנהל את האחסון באופן יזום.
למידע נוסף על תחילת העבודה, ראו תחילת העבודה עם DigitalMeet .