So richten Sie die automatische Aufzeichnung und Transkription von Besprechungen in DigitalMeet ein

Automatische Aufzeichnung und Transkription ermöglichen die Suche und Überprüfung aller Meetings. Dieses Tutorial führt Sie durch die Einrichtung in DigitalMeet – von der Aktivierung der Funktionen bis hin zur Konfiguration von Speicher, Berechtigungen und Aufbewahrung.

Warum sollte man Aufnahme und Transkription automatisieren?

Manuelle Aufzeichnungen führen zu Lücken: Gastgeber vergessen, den Startknopf zu drücken, Aufzeichnungen beginnen verspätet oder Besprechungen werden gar nicht aufgezeichnet. Für Compliance-sensible Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzen und Recht sind solche Lücken inakzeptabel. Die automatische Aufzeichnung stellt sicher, dass jede relevante Besprechung ab dem Zeitpunkt des Beitritts des Gastgebers erfasst wird, ohne auf das menschliche Gedächtnis angewiesen zu sein. Die Transkription bietet einen zusätzlichen Mehrwert: Jedes Wort wird zu durchsuchbarem Text und ermöglicht so den Abruf von Wissen, die Zugänglichkeit und die Erstellung revisionssicherer Dokumentationen.

Schritt 1: Aktivieren Sie die Aufzeichnung in der Administratorkonsole

Melden Sie sich mit einem Administratorkonto an und navigieren Sie zu Admin-Konsole > Besprechungseinstellungen > Aufzeichnung .

1. Aktivieren Sie die Option „Aufnahme aktivieren “.
2. Wählen Sie aus, ob die Aufzeichnung für alle Besprechungsarten oder nur für bestimmte Arten (z. B. Kundengespräche, Compliance-Besprechungen) verfügbar sein soll.
3. Standardberechtigungen festlegen: Wer kann die Aufnahme starten/stoppen und wer kann abgeschlossene Aufnahmen ansehen?
4. Änderungen speichern.

Aufzeichnungskonfigurationsoptionen

Hinweis: Organisationen, die den Gesetzen zur Zwei-Parteien-Einwilligung unterliegen, sollten die Einwilligungsbenachrichtigung stets aktiviert lassen. Hinweise zu den jeweiligen Rechtsordnungen finden Sie unter „Aufzeichnungsgesetze“ .

Schritt 2: Aufnahmeauslöser festlegen

Automatische Aufzeichnungsauslöser eliminieren den menschlichen Faktor aus Compliance-Workflows. Auslöser können pro Besprechungstyp oder pro Raum konfiguriert werden:

1. Navigieren Sie zu Besprechungseinstellungen > Aufzeichnung > Auslöser .
2. Wählen Sie für jeden Besprechungstyp „Automatischer Start beim Beitritt des Gastgebers“ oder „Manueller Start“ .
3. Optional kann eine Verzögerung konfiguriert werden (z. B. soll die Aufzeichnung 10 Sekunden nach dem Beitritt des Hosts gestartet werden, um die Einrichtungsphase zu überspringen).
4. Bei wiederkehrenden Räumen kann festgelegt werden, ob jede Sitzung den Auslöser erbt oder ihn überschreiben kann.

Für Compliance-, Audit- und Schulungsanwendungen wird der automatische Start dringend empfohlen. Der manuelle Start eignet sich besser für informelle Besprechungen, bei denen die Aufzeichnung optional ist.

Schritt 3: Transkription konfigurieren

Die Transkriptionsfunktion wandelt aufgezeichnetes Audio in zeitgestempelten und sprecherbezogenen Text um. Aktivieren Sie sie parallel zur Aufnahme, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

1. Navigieren Sie zu Admin-Konsole > Besprechungseinstellungen > Transkription .
2. Aktivieren Sie die Transkriptionsfunktion .
3. Wählen Sie die Standardsprache(n) für die Transkription aus.
4. Wählen Sie aus, ob die Transkripte zusammen mit der Aufnahme gespeichert oder separat abgelegt werden sollen.
5. Konfigurieren Sie die Sprecherdiarisierung (automatische Sprecherkennzeichnung), sofern diese in Ihrem Tarif verfügbar ist.

Transkriptionseinstellungen

Tipp: Ergänzen Sie die Liste der Vokabelhinweise um branchenspezifische Begriffe (Produktnamen, medizinische Fachbegriffe, juristischer Jargon), um die Genauigkeit der Transkription deutlich zu verbessern. Dies ist insbesondere für Fachgebiete von großem Nutzen.

Schritt 4: Lagerung und Aufbewahrung

Aufzeichnungen und Transkripte belegen Speicherplatz und können sensible Daten enthalten. Konfigurieren Sie Speicherort und Aufbewahrungsrichtlinien so, dass ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Zugänglichkeit, Compliance und Kosten gewährleistet ist.

Vergleich der Speicherebenen

1. Legen Sie den Speicherort mithilfe von Datenresidenzkontrollen fest, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen an genehmigten Orten gespeichert werden.
2. Definieren Sie Aufbewahrungsrichtlinien pro Besprechungstyp: automatische Löschung nach 30, 60, 90 oder 365 Tagen – oder unbegrenzte Aufbewahrung.
3. Aktivieren Sie die automatische Tier-Migration, um ältere Aufnahmen in kostengünstigere Speicherklassen zu verschieben.
4. Konfigurieren Sie „Export vor dem Löschen“, wenn Ihr Compliance-Framework eine Archivierung vor der endgültigen Löschung erfordert.

Schritt 5: Teilen und Berechtigungen

Legen Sie fest, wer nach dem Ende einer Besprechung Aufzeichnungen ansehen, herunterladen oder teilen darf. Das Berechtigungsmodell von DigitalMeet ist in die Rollen Ihrer Organisation integriert und unterstützt eine differenzierte Zugriffskontrolle.

1. Navigieren Sie zu Besprechungseinstellungen > Aufzeichnung > Freigabe .
2. Legen Sie den Standard-Freigabebereich fest: nur Teilnehmer, Team, Organisation oder benutzerdefiniert.
3. Downloadberechtigungen pro Rolle aktivieren oder deaktivieren.
4. Konfigurieren Sie Freigabelinks mit optionalem Ablaufdatum und Passwortschutz.
5. Für die externe Freigabe sollten Gastzugriffslinks mit zeitlich begrenzten Token aktiviert werden.

Eine detaillierte Beschreibung der rollenbasierten Zugriffskontrolle finden Sie unter Administrator-Steuerelemente: Benutzer, Rollen und Berechtigungen .

Schritt 6: Überprüfen Sie Ihre Konfiguration

1. Erstellen Sie ein Testmeeting mit dem Meeting-Typ „Aufzeichnung aktiviert“.
2. Melden Sie sich als Host an und bestätigen Sie, dass die Aufnahme automatisch startet (sofern konfiguriert).
3. Sprechen Sie mindestens 30 Sekunden lang, um Transkriptinhalte zu generieren.
4. Beenden Sie das Meeting und navigieren Sie in der Administratorkonsole zur Aufzeichnung.
5. Prüfen Sie, ob die Aufnahme korrekt abgespielt wird und ob das Transkript korrekt ist und die Sprecherbezeichnungen enthält.
6. Prüfen Sie, ob die Aufnahme im richtigen Speicherbereich angezeigt wird.

Häufig gestellte Fragen

Kann die Aufnahme vollautomatisch erfolgen?

Ja. Konfigurieren Sie den automatischen Starttrigger so, dass die Aufnahme beginnt, sobald der Host beitritt. Von keinem Teilnehmer ist eine manuelle Aktion erforderlich.

Ist die Transkription in allen Tarifen enthalten?

Die Verfügbarkeit von Transkriptionen hängt von Ihrem Tarif ab. Die Tarifdetails Ihrer Organisation finden Sie in der Administratorkonsole oder wenden Sie sich an Ihren DigitalMeet-Kundenbetreuer.

Wo werden die Aufnahmen gespeichert?

Der Speicherort kann über die Datenresidenzeinstellungen konfiguriert werden. Sie können Aufzeichnungen an bestimmte AWS-Regionen oder an Ihren eigenen S3-kompatiblen Speicher weiterleiten. Siehe Datenresidenz .

Kann ich in mehreren Sprachen transkribieren?

Ja. Legen Sie die Standardsprache auf Organisationsebene fest und ermöglichen Sie den Organisatoren, diese für jedes Meeting individuell anzupassen. Mehrsprachige Transkription in einem Meeting wird in den entsprechenden Tarifen unterstützt. Informationen zur Übersetzung finden Sie unter Live-Transkription und -Übersetzung .

Wie genau ist die Transkription?

Die Genauigkeit hängt von der Audioqualität, der Deutlichkeit des Sprechers und der Sprache ab. Englische Transkriptionen erreichen bei klarer Audioqualität typischerweise eine Wortgenauigkeit von über 95 %. Das Hinzufügen von Vokabelhinweisen für Fachbegriffe verbessert die Genauigkeit zusätzlich.

Können die Teilnehmer die Aufzeichnung deaktivieren?

Organisationen können festlegen, ob Teilnehmer eine aufgezeichnete Besprechung verlassen können oder ob die Aufzeichnung verpflichtend ist. Einwilligungsbenachrichtigungen werden immer angezeigt, wenn die Aufzeichnung aktiv ist.

Wie kann ich Transkripte durchsuchen?

Die Transkripte sind für die Volltextsuche in der DigitalMeet-Oberfläche indexiert. Suchen Sie nach Stichwort, Sprecher oder Datumsbereich, um bestimmte Momente in allen aufgezeichneten Meetings zu finden.

Was passiert, wenn die Speicherkapazität erreicht ist?

DigitalMeet benachrichtigt Administratoren, wenn die Speichernutzung sich dem Limit des Tarifs nähert. Konfigurieren Sie die automatische Migration der Speicherebenen oder die auf der Aufbewahrungsfrist basierende Bereinigung, um den Speicher proaktiv zu verwalten.

Weitere Informationen zum Einstieg finden Sie unter Erste Schritte mit DigitalMeet .